Keine Ahnung, wie viele Mails Sie am Tag bekommen. Ich weiß von Kunden, die täglich um die 80 Stück bekommen, dass  sie nichts mehr hassen, als E-Mails mittlerweile. Neulich erzählte mir jemand, dass sie es in ihrer Abteilung sogar so handhaben, dass bevor ein Kollege wieder aus dem Urlaub zurück kommt, sie seine ganzen Mails löschen, damit er nicht von 4000 (!) E-Mails so erschlagen wird, dass er direkt wieder in die Auszeit will.

Wie einfach löschen?

Ja. Sie wären eh völlig irrelevant. Und wenn nicht, dann bekommt man das schon mit.

Völliger Informationsoverload mit gleichzeitiger Nichtinformation. Das muss man erstmal hinkriegen.

Als die eigentliche Pest scheint sich da Cc herauszukristallisieren, die scheinbar oft nur dazu dient, Verantwortung irgendwie zu übertragen. Die Gefahr bei Cc ist doch, dass es nicht mehr nur darum geht, jemanden in Kenntnis zu setzen, dass man den Prozess übernimmt, sondern dass damit ein ganz anderes Feld aufgezeigt wird.

Die fehlerhaften Prozesse, keiner will oder kann Entscheidungen treffen, die Abtretung der Hilflosigkeit und Übertragung auf den Kollegenstamm und natürlich ganz vorne im Ranking: Das Anschwärzen bei Kollegen oder gar beim Chef. Der letzte Strohhalm fehlender Struktur und Kommunikation.

Eine E-Mail hat natürlich Dokumentationscharakter und somit ist es nicht verwunderlich, dass sämtliche offen sichtbare oder auch versteckte Herausforderungen darüber kommuniziert werden. Aber auch der immer stärker werdende Ruf nach Transparenz, was sämtliche Unternehmenstätigkeiten und Ziele angeht, scheint sich da zu zeigen.

Ja – Transparenz ist wichtig. Allerdings nur für Dinge, die relevant für den jeweiligen Mitarbeiter sind. Alles andere ist On Top und muss nicht per E-Mail kommuniziert werden.

Als Unternehmen sollten Sie sich immer wieder die Effektivitätsfrage stellen. Und mal ehrlich: Wieviele E-Mails hatten in der Sekunde wirkliche Relevanz oder Mehrwert, in denen Sie in Cc waren? Wir haben dazu eine Befragung bei einigen unsere Kunden durchgeführt und das Ergebnis war erschreckend: 82% der Mails mit Cc hatten keine Relevanz für den Empfänger in Hinblick auf die Effizienz des Arbeitsauftrages.

Auch war leider nie wirklich am Betreff zu erkennen, um welche Brisanz- und Selbstaktions-Stufe es sich handelt. Was allerdings immer klar war: Ist die Mail vom Chef so hat sie Priorität, wenn auch nicht immer Relevanz.

Das gleichzeitige Problem hingegen war klar: Relevante E-Mails gingen schneller unter, Prozesse waren unnötig aufgebläht und langsam und – oh Wunder – die Sinnlosigkeitsfrage der Mitarbeiter stieg, ebenso wie die Fehlerquote.

Denken Sie das bitte einmal bis zum Ende durch. Sie werden feststellen, dass Cc eine teure Angelegenheit ist, die Sie durch wenige, aber konsequente Veränderungen verhindern können:

• Informationen sollten da liegen, wo sie nützlich sind. Da Abteilungsübergreifend gearbeitet wird, erscheint es mehr als logisch, dass Projekte in Tools dokumentiert werden, die sämtliches Projektmanagement abdecken können. Jeder Teilnehmer bekommt einen Zugang und kann mit einem Klick sehen, wer an was arbeitet, wie Deadlines sind, welche Herausforderungen aktuell sind, welche Dokumente erstellt werden usw. By the way – so schaffen Sie Verantwortlichkeiten und einen gesunden Umgang mit Hol- und Bringschuld. Generell erscheint es sinnvoll zu sein, wenn Mitarbeiter die Möglichkeiten haben, Informationen an einen gemeinsamen Ort zu pflegen.
• Eine weitere Möglichkeit ist es, dass mit mehreren E-Mailadressen gearbeitet werden kann, die sich thematisch bedingen. Der jeweilige Mitarbeiter bekommt Zugang zu dem Postfach und kann seine persönliche aktuelle Relevanz bestimmen. Was nützt es wenn Rückläufe beispielsweise täglich in Cc beim Abteilungsleiter einlaufen, er die Informationen aber nur einmal wöchentlich oder monatlich braucht? Die E-Mailadresse könnte also so etwas sein, wie: Ruecklauf@xxxx.com
• Jeder Mitarbeiter sollte darauf eingeschworen werden, was eine Betreffzeile beinhalten muss und was genau eben nicht. Für den Empfänger muss sofort ersichtlich sein, welche Relevanzstufe die Mail für ihn hat und ob und wann er tätig werden muss.
• Gott sei Dank haben wir mittlerweile weitere Kommunikationsmodelle zur Verfügung, die es uns möglich machen thematisch zu sortieren und teilweise auch langatmige Meetings ersetzen, die auch nicht immer absolute Relevanz für den Einzelnen haben. Ziehen Sie beispielsweise Möglichkeiten, wie Audiokanäle in Betracht. Sie entzerren somit die Informationen und schaffen für den Mitarbeiter eine Orientierung.
• Es gibt sicher noch zahlreiche andere Ansätze, die hier verfolgt werden können. Wichtig ist am Ende nur, dass etwas geschaffen wird, was für das jeweilige Unternehmen Sinn macht. Wichtig ist Herausforderungen nicht in Cc primär lösen zu wollen, sondern genau diese transparent und effektiv anzugehen.

Ein aktuell sich immer mehr öffnendes Feld ist der Bereich Kommunikationsmodelle und Kanäle. Das wird bereits in der internen als auch externen Unternehmenskommunikation erfolgreich eingesetzt. Die ersten Ergebnisse sind sehr positiv und scheinen auch langfristig gut zu funktionieren. Für Best Practice, Möglichkeiten, Informationen und Ideen für Audio und Podcast für die Unternehmenskommunikation schauen Sie mal >>> hier <<< und fordern Sie Referenzkunden zur Austauschmöglichkeit an.